Au quotidien

Gérez vos réservations

Toutes les réservations, celles reçues via votre page comme celles que vous créez, se trouvent dans Réservations.

Les statuts d'une réservation

• Paiement en attente : le client a choisi ses dates et nous lui gardons la place le temps qu'il paie. S'il a choisi le virement, il dispose du nombre d'heures que vous avez défini dans Paiements pour envoyer son justificatif.
• Confirmée : la réservation est validée. Elle passe à ce statut quand vous validez le paiement (ou l'acompte), quand le client choisit de payer à l'arrivée ou quand vous créez une réservation manuelle.
• Expirée : le délai est écoulé et le paiement n'est pas arrivé. La place a été libérée automatiquement.
• Annulée : vous l'avez annulée depuis le tableau de bord.
• Remboursée : l'argent a été rendu via la passerelle de paiement.

Sous le statut, vous pouvez voir des indications comme Justificatif à vérifier, Paie à l'arrivée, Solde (ce qui reste à payer) ou Remboursement.

Recherchez et filtrez

1. Ouvrez Réservations.
2. Dans Rechercher, saisissez le nom, l'email ou le code de la réservation.
3. Si vous le souhaitez, choisissez un Statut et une période dans Arrivée du / au.
4. Cliquez sur Filtrer. Cliquez sur une ligne pour ouvrir le Détail de la réservation.

Raccourci : dans Vue d'ensemble, les encadrés Arrivées du jour, À venir et Paiement en attente ouvrent la liste déjà filtrée.

Le détail d'une réservation

Vous y trouvez tout : les coordonnées du client (l'email et le téléphone sont des liens pour lui écrire ou ouvrir WhatsApp), la chambre, les dates, les nuits, les voyageurs, le prix et le total, l'origine (Web ou Manuelle (tableau de bord)) et les remarques.

Dans la section Paiements, vous voyez le Total, le montant Payé et le Solde, avec chaque paiement et ses justificatifs. C'est ici que vous validez les justificatifs ou enregistrez des paiements : voyez comment vérifier un justificatif.

Créez une réservation manuelle

Pour les réservations reçues par WhatsApp, par téléphone ou en personne. Elles sont confirmées et déduites des disponibilités immédiatement : votre page ne vend donc jamais deux fois la même nuit.

1. Dans Réservations, cliquez sur Réservation manuelle.
2. Choisissez le Type de chambre, l'Arrivée et le Départ, le nombre d'Unités et de Voyageurs.
3. Saisissez le Nom du client, l'Email et le Téléphone. La pièce d'identité et les remarques sont facultatives.
4. S'il vous a déjà payé une partie, cochez J'ai déjà reçu un paiement (espèces ou virement) et indiquez le montant.
5. Cliquez sur Créer la réservation.

Si le message Aucune disponibilité à ces dates pour ce type de chambre. s'affiche, consultez le calendrier : il peut y avoir des réservations ou des blocages ces nuits-là. Les réservations manuelles suivent les mêmes règles que celles de votre page : nuits minimum, nombre maximum de voyageurs par unité et 30 nuits au plus.

Annulez une réservation

1. Ouvrez la réservation et cliquez sur Annuler la réservation.
2. Confirmez. La place est libérée immédiatement.

Si le client avait déjà payé, la réservation est marquée à rembourser. Roomii n'envoie pas d'email au client quand vous annulez : prévenez-le vous-même par WhatsApp ou par email.

Réservations à rembourser

Une réservation est marquée à rembourser dans deux cas, et vous verrez l'avertissement en rouge dans le détail :

• Vous l'avez annulée alors qu'elle avait déjà des paiements.
• Le paiement est arrivé alors que la réservation avait déjà expiré et qu'une autre personne avait pris la place.

C'est vous qui remboursez, par le même moyen que celui utilisé pour vous payer. L'encadré À rembourser de la Vue d'ensemble vous rappelle combien il y en a.

Questions fréquentes