Der Alltag

Online-Check-in

Das Gesetz verlangt, jeden Gast mit seinem Ausweis zu registrieren. Mit Roomii füllen sie das vor der Anreise auf dem Handy aus und du hast es fertig in der Buchung.

Was der Online-Check-in ist

In fast allen Ländern musst du jeden Gast mit seinem Ausweis registrieren. Mit dem Online-Check-in füllen deine Gäste diese Anmeldung vor der Anreise auf dem Handy aus, der Hauptgast und alle Mitreisenden, und du hast sie fertig im Dashboard. Du musst nichts einschalten: Er funktioniert bei allen bestätigten Buchungen.

Das Formular hängt vom Land deiner Unterkunft ab:

Kolumbien: die Daten der Hotelmeldekarte (TRA) und der Meldung an Migración Colombia: Ausweis (Personalausweis, Ausländerausweis, Reisepass, PPT…), Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum, Wohnsitz, Herkunfts- und Zielstadt und der Reisezweck.
Spanien: die Daten des Reiseregisters: Geschlecht, Ausweis mit Dokumentnummer (DNI oder NIE), Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum, Adresse sowie Telefon und E-Mail des Hauptgastes. Kinder unter 14 Jahren brauchen keinen Ausweis, und Minderjährige geben ihre Verwandtschaft mit dem Hauptgast an.
Andere Länder: Name, Staatsangehörigkeit, Ausweis und, wenn sie möchten, Geburtsdatum und Wohnsitzland.

Schick deinem Gast den Link

Jede Buchung hat ihren eigenen Link zum Formular. Dein Gast findet ihn auch auf der Seite seiner Buchung, mit dem Button Online einchecken.

Geh zu Buchungen und öffne die Buchung.
Klicke im Bereich Check-in auf Link per E-Mail senden. Dein Gast bekommt eine E-Mail mit dem Button Jetzt einchecken.
Wenn du ihn lieber per WhatsApp schickst, klicke auf Link kopieren und füge ihn im Chat ein.

Der Gast füllt die Daten aller Personen der Buchung aus, gibt seinen Namen als Unterschrift ein und klickt auf Check-in senden. Er kann ihn bis zum Abreisetag korrigieren.

Sollen deine Gäste einchecken, bevor sie den Türcode bekommen? Aktiviere Online-Check-in verlangen in den Anreiseinfos.

Prüfe und vervollständige die Anmeldung

In den Details der Buchung zeigt der Bereich Check-in, wie weit sie ist:

Ausstehend: Noch niemand hat ihn ausgefüllt.
1 von 2 Gästen (zum Beispiel): Es fehlen noch Personen.
Vollständig: Alle Personen der Buchung sind erfasst. Hat der Gast ihn ausgefüllt, siehst du, wer wann unterschrieben hat.

Kommt der Gast an, ohne ihn ausgefüllt zu haben, oder muss etwas korrigiert werden, mach es selbst an der Rezeption:

Klicke im Bereich Check-in auf Check-in ausfüllen (oder Bearbeiten, wenn schon Daten da sind).
Vervollständige die Daten. Mit Gast hinzufügen nimmst du eine Begleitperson auf und mit Entfernen nimmst du sie heraus.
Klicke auf Speichern. Hatte der Gast schon unterschrieben, bleibt seine Unterschrift erhalten.

Die Ausweisnummer des Hauptgastes steht auch im Feld Ausweis der Buchung und in seinem Profil unter Gäste.

Melde es der Behörde

Der Online-Check-in legt dir alle Daten bereit, die Meldung machst du aber weiterhin selbst auf der Plattform deines Landes: TRA und SIRE in Kolumbien oder SES.HOSPEDAJES in Spanien. Öffne die Buchung und kopiere die Daten jedes Gastes aus dem Bereich Check-in.

Häufige Fragen

Kann mein Rezeptionsteam ihn sehen?

Ja. Wer Zugriff auf Buchungen hat, kann den Check-in ansehen, ausfüllen und korrigieren und den Link an den Gast schicken.

Der Gast sagt, der Link öffnet sich nicht

Der Link funktioniert nur bei bestätigten Buchungen und bis zum Abreisetag. Ist die Buchung bestätigt, klicke noch einmal auf Link per E-Mail senden oder Link kopieren und schick ihn erneut.

Brauche ich den Check-in auch bei Buchungen, die ich selbst anlege?

Auch manuelle Buchungen haben einen Check-in. Schick dem Gast den Link oder füll ihn selbst aus, wenn er ankommt.

Erwähnt meine Datenschutzerklärung das?

Ja. Die Standard-Datenschutzerklärung deiner Seite erklärt, dass diese Daten für die gesetzlich vorgeschriebene Gästeregistrierung genutzt werden. Wenn du eine eigene Erklärung verwendest, ergänze es selbst. Sieh dir Unterkunft einrichten an.