Au quotidien

Informations d’arrivée

Vos voyageurs reçoivent par e-mail tout ce qu’il faut pour arriver et entrer, sans avoir à vous écrire.

Configurez les informations d’arrivée

C’est ce dont votre voyageur a besoin pour arriver et entrer sans vous écrire : le code de la porte, le Wi-Fi, où se garer, le règlement intérieur et quoi faire en partant. Roomii les lui envoie par e-mail avant son arrivée, avec un lien vers une page qui affiche tout.

1. Allez dans Mon établissement → Arrivée.
2. Dans Accès, saisissez le Code de la porte et les Instructions d’entrée (par exemple, où se trouve la boîte à clés). Avec Ajouter une photo, ajoutez jusqu’à 6 Photos de l’entrée pour qu’ils trouvent la porte.
3. Dans Wi-Fi, saisissez le Nom du réseau et le Mot de passe Wi-Fi.
4. Complétez ce qui s’applique : Accès et stationnement, Règlement intérieur, Départ (où laisser les clés, les déchets…) et Urgences avec un Téléphone d’urgence.
5. Dans Envoi, cochez Envoyer les informations d’arrivée automatiquement et choisissez dans Quand l’envoyer : le jour de l’arrivée ou de 1 à 3 jours avant.
6. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Tout est facultatif : l’e-mail et la page n’affichent que ce que vous avez rempli. L’adresse, la carte, votre WhatsApp et les heures d’arrivée et de départ viennent de Page publique et Conditions, inutile de les répéter.

Des codes différents par type de chambre

Si chaque type de chambre a son propre code ou ses propres instructions, utilisez la carte Par type de chambre, en bas de l’onglet Arrivée :

1. Trouvez le type de chambre dans la liste.
2. Saisissez son Code de la chambre et, si besoin, ses Instructions de la chambre (par exemple « deuxième étage, porte bleue »).
3. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Le voyageur voit le code général de la porte et, en plus, celui de son type de chambre.

Quand le voyageur les reçoit

Avec l’envoi automatique activé, l’e-mail part une seule fois par réservation confirmée, le jour choisi dans Quand l’envoyer, entre 8 h et 21 h dans votre fuseau horaire. Si quelqu’un réserve à la dernière minute, il le reçoit dès que c’est le moment, même s’il vient de recevoir sa confirmation.

L’e-mail contient le code, le Wi-Fi et comment entrer, ainsi que le bouton Voir toutes les informations, qui ouvre la page avec les photos, le règlement et le départ. Le voyageur les retrouve aussi sur la page de sa réservation, avec le bouton Voir les informations d’arrivée.

Si vous cochez Exiger l’enregistrement en ligne, l’e-mail ne part qu’une fois l’enregistrement en ligne terminé. D’ici là, s’il ouvre la page, nous lui demandons de le faire d’abord.

Envoyez-les vous-même depuis la réservation

Vous pouvez les envoyer quand vous voulez, sans attendre la date, même si l’envoi automatique est désactivé :

1. Allez dans Réservations et ouvrez la réservation.
2. Dans la section Informations d’arrivée, cliquez sur Envoyer maintenant (ou Renvoyer si elles ont déjà été envoyées).
3. Si vous préférez passer par WhatsApp, cliquez sur Copier le lien et collez-le dans la conversation.

À côté du titre, vous voyez si elles ont été envoyées et quand, ou le jour où elles partiront toutes seules. Quand vous les envoyez vous-même, le voyageur les voit tout de suite, même si son arrivée est dans plusieurs jours ou s’il n’a pas fait l’enregistrement.

Qui voit vos codes

Le code de la porte et le mot de passe Wi-Fi sont enregistrés chiffrés. Seules les personnes de votre équipe qui ont accès à Mon établissement et le voyageur, avec le lien personnel de sa réservation, peuvent les voir. Le code de réservation et l’e-mail seuls ne les affichent pas, et avant la date choisie la page ne les montre pas non plus.

Questions fréquentes