Au quotidien

Enregistrement en ligne

La loi exige d'enregistrer chaque voyageur avec sa pièce d'identité. Avec Roomii, ils le remplissent sur leur téléphone avant d'arriver et vous l'avez prêt dans la réservation.

Qu'est-ce que l'enregistrement en ligne

Dans presque tous les pays, vous devez enregistrer chaque voyageur avec sa pièce d'identité. Avec l'enregistrement en ligne, vos voyageurs remplissent ce registre sur leur téléphone avant d'arriver, le titulaire et ceux qui l'accompagnent, et vous l'avez prêt dans votre tableau de bord. Rien à activer : il fonctionne sur toutes les réservations confirmées.

Le formulaire dépend du pays de votre établissement :

• Colombie : les informations de la fiche d'enregistrement hôtelier (TRA) et de la déclaration à Migración Colombia : pièce d'identité (carte de citoyenneté, carte d'étranger, passeport, PPT…), nationalité, date de naissance, résidence, ville de provenance et de destination, et motif du voyage.
• Espagne : celles du registre des voyageurs : sexe, pièce d'identité avec son numéro de support (DNI ou NIE), nationalité, date de naissance, adresse, ainsi que le téléphone et l'email du titulaire. Les moins de 14 ans n'ont pas besoin de pièce d'identité et les mineurs indiquent leur lien avec le titulaire.
• Autres pays : nom, nationalité, pièce d'identité et, s'ils le souhaitent, date de naissance et pays de résidence.

Envoyez le lien à votre voyageur

Chaque réservation a son propre lien vers le formulaire. Votre voyageur le trouve aussi sur la page de sa réservation, avec le bouton Faites votre enregistrement en ligne.

1. Allez dans Réservations et ouvrez la réservation.
2. Dans la section Enregistrement, cliquez sur Envoyer le lien par email. Votre voyageur reçoit un email avec le bouton Faire l’enregistrement.
3. Si vous préférez l'envoyer par WhatsApp, cliquez sur Copier le lien et collez-le dans la conversation.

Le voyageur remplit les informations de toutes les personnes de la réservation, écrit son nom en guise de signature et clique sur Envoyer l'enregistrement. Il peut le corriger jusqu'au jour de son départ.

Vous voulez que vos voyageurs fassent l’enregistrement avant de recevoir le code de la porte ? Cochez Exiger l’enregistrement en ligne dans Informations d’arrivée.

Vérifiez et complétez l'enregistrement

Dans le détail de la réservation, la section Enregistrement montre où il en est :

• En attente : personne ne l'a encore rempli.
• 1 sur 2 voyageurs (par exemple) : il reste des personnes à enregistrer.
• Complet : toutes les personnes de la réservation y sont. Si le voyageur l'a rempli, vous voyez qui a signé et quand.

Si le voyageur arrive sans l'avoir rempli, ou s'il faut corriger quelque chose, faites-le vous-même à la réception :

1. Dans la section Enregistrement, cliquez sur Remplir l'enregistrement (ou Modifier s'il contient déjà des informations).
2. Complétez les informations. Ajouter un voyageur ajoute un accompagnant et Retirer le supprime.
3. Cliquez sur Enregistrer. Si le voyageur avait déjà signé, sa signature est conservée.

Le numéro de pièce d'identité du titulaire est aussi enregistré dans le champ Pièce d'identité de la réservation et dans sa fiche de Voyageurs.

Déclarez aux autorités

L'enregistrement en ligne vous prépare toutes les informations, mais c'est toujours vous qui faites la déclaration sur la plateforme de votre pays : TRA et SIRE en Colombie, ou SES.HOSPEDAJES en Espagne. Ouvrez la réservation et copiez les informations de chaque voyageur depuis la section Enregistrement.

Questions fréquentes