La gestione quotidiana

Check-in online

La legge chiede di registrare ogni ospite con il suo documento. Con Roomii lo compilano dal telefono prima di arrivare e tu lo trovi pronto nella prenotazione.

Cos'è il check-in online

In quasi tutti i paesi devi registrare ogni ospite con il suo documento. Con il check-in online, i tuoi ospiti compilano questa registrazione dal telefono prima di arrivare, il titolare e chi viaggia con lui, e tu la trovi pronta nel pannello. Non devi attivare nulla: funziona in tutte le prenotazioni confermate.

Il modulo dipende dal paese della tua struttura:

• Colombia: i dati della scheda di registrazione alberghiera (TRA) e della comunicazione a Migración Colombia: documento (carta di cittadinanza, carta per stranieri, passaporto, PPT…), nazionalità, data di nascita, residenza, città di provenienza e di destinazione, e motivo del viaggio.
• Spagna: quelli del registro dei viaggiatori: sesso, documento con il numero di supporto (DNI o NIE), nazionalità, data di nascita, indirizzo, e il telefono e l'email del titolare. I minori di 14 anni non hanno bisogno di documento e i minorenni indicano la parentela con il titolare.
• Altri paesi: nome, nazionalità, documento e, se vogliono, data di nascita e paese di residenza.

Invia il link al tuo ospite

Ogni prenotazione ha il suo link al modulo. Il tuo ospite lo trova anche nella pagina della sua prenotazione, con il pulsante Fai il check-in online.

1. Vai su Prenotazioni e apri la prenotazione.
2. Nella sezione Check-in, clicca su Invia link per email. Il tuo ospite riceve un'email con il pulsante Fai il check-in.
3. Se preferisci mandarlo su WhatsApp, clicca su Copia link e incollalo nella chat.

L'ospite compila i dati di tutte le persone della prenotazione, scrive il suo nome come firma e clicca su Invia check-in. Può correggerlo fino al giorno della partenza.

Vuoi che i tuoi ospiti facciano il check-in prima di ricevere il codice della porta? Seleziona Richiedi il check-in online in Informazioni di arrivo.

Controlla e completa la registrazione

Nel dettaglio della prenotazione, la sezione Check-in mostra a che punto è:

• In attesa: nessuno l'ha ancora compilato.
• 1 di 2 ospiti (per esempio): mancano persone da registrare.
• Completo: ci sono tutte le persone della prenotazione. Se l'ha compilato l'ospite, vedi chi ha firmato e quando.

Se l'ospite arriva senza averlo compilato, o bisogna correggere qualcosa, fallo tu alla reception:

1. Nella sezione Check-in, clicca su Compila check-in (o Modifica se ha già dei dati).
2. Completa i dati. Con Aggiungi ospite aggiungi un accompagnatore e con Rimuovi lo togli.
3. Clicca su Salva. Se l'ospite aveva già firmato, la sua firma resta.

Il numero di documento del titolare resta anche nel campo Documento della prenotazione e nella sua scheda in Ospiti.

Comunica i dati alle autorità

Il check-in online ti prepara tutti i dati, ma la comunicazione la fai sempre tu sulla piattaforma del tuo paese: TRA e SIRE in Colombia, o SES.HOSPEDAJES in Spagna. Apri la prenotazione e copia i dati di ogni ospite dalla sezione Check-in.

Domande frequenti